Những mẹo hay và phím tắt cho exel

Thảo luận trong 'Tin học căn bản' bắt đầu bởi lehoa012, 29/12/09.

Lượt xem: 381

  1. lehoa012 Điều hành viên

    [​IMG]
    1- Để tìm ra nơi các ô chứa công thức một cách nhanh chóng trong bảng tính, chọn Go To từ menu Edit. Trong hộp thoại xuất hiện, chọn Special\ Formulas, và nhắp vào OK. Khi đó, mỗi ô có chứa một công thức sẽ được lựa chọn.

    Đánh dấu vào Formulas trong hộp thoại Go To để chọn ô có công thức.
    2 - Bạn nhớ phải luôn luôn ghi bảng tính trước khi chuyển tới công thức hiển thị bằng cách ấn Ctrl - ~. Khi bạn quay lại bảng tính sau khi hiển thị các công thức, bạn có thể tìm thấy một vài định dạng khác nhau. Ví dụ, Excel có thể đã thay đổi độ rộng cột cùng một vài cột khác của bạn. Nếu điều này xảy ra, đơn giản mở lại bảng tính để quay lại định dạng đã mất. Phương pháp khác là chuyển bảng tính theo cách ở trên và tắt bằng cách vào menu Tools\Options chọn Views và đánh dấu chọn vào ô Formulas. Nhắp và OK để kết thúc.
    3 -
    Phím tắt Ý nghĩa
    ESC Bỏ qua dữ liệu đang thay đổi
    F4 hay Ctrl+Y Lặp lại thao tác vừa làm
    Alt + Enter Bắt đầu dòng mới trong ô
    Ctrl + Delete Xoá tất cả chữ trong một dòng
    Ctrl + D Chép dữ liệu từ ô trên xuống ô dưới
    Ctrl + R Chép dữ liệu từ bên trái qua phải
    Shift + Enter Ghi dữ liệu vào ô và di chuyển lên trên trong vùng chọn
    Tab Ghi dữ liệu vào ô vào di chuyển qua phải vùng chọn
    Shift + Tab Ghi dữ liệu vào ô vào di chuyển qua trái vùng chọn
    = Bắt đầu một công thức
    F2 Hiệu chỉnh dữ liệu trong ô
    Ctrl + F3 Đặt tên cho vùng chọn
    F3 Dán một tên đã đặt trong công thức
    F9 Cập nhật tính toán các Sheet trong Workbook đang mở
    Shift + F9 Cập nhật tính toán trong sheet hiện hành
    Alt + = Chèn công thức AutoSum
    Ctrl + ; Cập nhật ngày tháng
    Ctrl + Shift + : Nhập thời gian
    Ctrl+K Chèn một Hyperlink
    Ctrl + Shift + ” Chép giá trị của ô phía trên vào vị trí con trỏ của ô hiện hành
    Ctrl + ’ Chép giá trị của ô phía trên vào vị trí con trỏ của ô hiện hành
    Ctrl + A Hiển thị Formula Palette sau khi nhấp một tên hàm vào công thức
    Ctrl + Shift + A Chèn dấu ( ) và các đối số của hàm sau khi nhập tên hàm vào công thức
    Ctrl+1 Hiển thị lệnh Cell trong menu Format
    Ctrl + Shift + ~ Định dạng số kiểu General
    Ctrl + Shift + $ Định dạng số kiểu Curency với hai chữ số thập phân
    Ctrl + Shift + % Định dạng số kiểu Percentage (không có chữ số thập phân)
    Ctrl + Shift + ^ Định dạng số kiểu Exponential với hai chữ số thập phân
    Ctrl + Shift + # Định dạng kiểu Data cho ngày, tháng, năm
    Ctrl + Shift + ? Định dạng kiểu Numer với hai chữ số thập phân
    Ctrl + Shift + & Thêm đường viền ngoài
    Ctrl + Shift + - Bỏ đường viền
    Ctrl + B Bật tắt chế độ đậm, không đậm
    Ctrl + I Bật tắt chế độ nghiêng, không nghiêng
    Ctrl + U Bật tắt chế độ gạch dưới
    Ctrl + 5 Bật tắt chế độ gạch giữa không gạch giữa
    Ctrl + 9 Ẩn dòng
    Ctrl + Shift + ( Hiển thị dòng ẩn)
    Ctrl + Page Down ( Hiển thi ham da lien ket ( Thi 506 ))



    Các thủ thuật hay nhất trong Excel
    Tuesday, 07 April 2009 02:32 PHạM DUY TÂM

    Các thủ thuật hay nhất trong Excel

    Để giúp các bạn khai thác các tính năng ưu việt trong công tác xử lý bảng tính đối với phần mềm Microsoft Excel, xin giới thiệu một số thủ thuật được coi là hay nhất của phần mềm này:


    Hiển thị đối số của các hàm

    Để xem đối số trong một công thức, hãy nhấn Ctrl- Shift- A. Ví dụ, nếu bạn gõ =RATE và nhấn Ctrl- Shift -A, bạn có thể nhìn thấy tất cả các đối số cho hàm này (ví dụ =RATE (nper, pmt, pv, fv, type, guess)).

    Nếu bạn muốn biết chi tiết hơn, gõ theo: =RATE

    Và nhấn Ctrl+A để hiển thị theo Function Wizard.

    Tham chiếu các hàm

    Để tham chiếu các hàm ứng dụng trong Excel, bạn hãy giữ phím Shift-F3, Excel sẽ đưa ra hộp thoại chứa tất cả các hàm ứng dụng và hướng dẫn các cú pháp cụ thể cho từng hàm khi bạn di chuyển con trỏ điểm sáng đến hàm muốn tham chiếu. Đây cũng là cách nhập công thức nhanh mà không cần gõ toàn bộ cú pháp.

    Dùng F9 để tính tạm thời

    Nếu bạn tạo một bản tính có chứa công thức quá dài nên không thể biết ngay kết quả, bạn có thể kéo con trỏ để chọn một phần của công thức trong thanh công thức, và ấn phím F9. Lập tức, kết quả của một công thức con trong dãy công thức của bạn sẽ hiện trên màn hình. Quan trọng hơn, là bạn không được ấn Enter, một phần của công thức đó sẽ bị mất, nên để chắc chắn bạn phải ấn phím ESC. Tuy nhiên nếu bạn nhỡ ấn Enter, thì hãy thử ấn tổ hợp phím Ctrl- Z để phục hồi lại các thay đổi.

    Liên kết text box tới dữ liệu trong ô

    Bạn có thể liên kết một text box tới dữ liệu trong một ô của bản tính bằng cách tạo ra một text box và liên kết công thức trả lại kết quả của ô đó tới text box.

    1. Nhắp vào biểu tượng tạo một text box trên thanh công cụ Drawing. Nhắp vào bảng tính và kéo con trỏ để tạo một text box.

    2. Đưa con trỏ tới thanh công thức, gõ công thức đã cho kết quả tới ô cần liên kết vào text box. (Ví du: trong ô A1 bạn có số liệu là 2. Trên thanh công thức, ban gõ =A1). Và ấn Enter.

    3. Text hay số liệu bạn gõ trong ô đã liên kết (ví dụ A1) sẽ xuất hiện trong text box. Trong ví dụ trên thì text box sẽ có giá trị ở trong là 2.

    Bạn có thể di chuyển text box tới một vài bản tính khác trong tập bảng tính nếu bạn muốn.

    Liên kết một hình ảnh tới một dãy ô

    Bạn có thể copy một dãy ô và dán nhanh chúng như một hình ảnh trong một bản tính. Đây cũng là một cách tinh xảo để dễ dàng nhìn thấy ô nào đó tại một vài nơi trong bảng tính của bạn. Bạn có thể sử dụng phương pháp này để in các ô trong một trang. Khi các ô liên kết thay đổi thì các định dạng này cũng được áp dụng cho các ô được liên kết. Để tạo một hình ảnh được liên kết, bạn theo các bước:

    1. Chọn các ô có chứa dữ liệu gốc.

    2. Nhắp vào Copy trên menu Edit.

    3. Chọn ô mà bạn muốn dán hình ảnh vừa chọn xuất hiện.

    4. Trong khi giữ phím Shift, nhắp vào Paste Picture Link trên menu Edit. Kết quả sẽ cho nhanh chóng.

    Sử dụng Advanced Filter

    Nếu bạn tạo một danh sách Shift trong Microsoft Excel và muốn chọn tại dữ liệu đó và copy chúng tới bảng tính khác, hãy sử dụng lênh Advanced Filter. Để bắt đầu sử dụng lệnh này, nhắp vào Filter trong menu Dat, nhắp vào Advanced Filter và làm theo các chỉ dẫn.

    Sử dụng hàm Sum + If để tính tổng dữ liệu Advanced Filter

    Giả sử bạn tạo một danh sách dữ liệu trong ô từ A1 đến A10 và muốn tính tổng tất cả các giá trị lớn hơn 50 và nhỏ hơn 200. Để làm được việc này, sử dụng theo dòng công thức dưới đây:

    =SUM( IF( A1:A10 >=50, IF( A1: A10 <=200, A1:A10,0),0))

    Để chắc chắn bạn nhập công thức như là một dãy, bạn hãy ấn Ctrl- Shift- Enter. Sau đó bạn sẽ nhìn thấy dấu ngoặc {} trong công thức. Nhưng không được ấn Enter khi đang gõ công thức.

    Sử dụng hàm Sum + If để đếm dữ liệu

    Bạn đã có một danh sách dữ liệu trong các ô A1: A10, và muốn đếm tất cả các giá trị lớn hơn 50 và nhỏ hơn 200. Bạn sử dụng công thức sau:

    =SUM( IF( A1:A10 >=50, IF( A1: A10 <=200, 1,0),0))

    Điền nhanh dữ liệu bằng các ô giống nhau

    Bằng cách nhắp đúp chuột vào góc phải dưới của một ô để làm xuất hiện con trỏ hình dấu cộng sẽ tạo ra một chuỗi dữ liệu giống hệt ô gốc trong các ô tiếp theo của cột. Ví dụ, nếu bạn gõ dữ liệu trong các ô A1: A20, gõ một công thức hay text vào trong ô B1. Nhắp hai lần chuột vào góc dưới của ô B1. Microsoft Excel sẽ điền dữ liệu xuống phía dưới cột từ ô B1 tới ô B20.

    Sắp xếp một danh sách đẵ được lọc

    Để sắp xếp một danh sách đã được lọc, chọn Data\ Sort, và chọn cột thích hợp từ hộp điều khiển Sort by. Đặc biệt bạn cần lưu ý là sắp xếp theo thứ tự tăng dần (Ascending) và giảm dần (Descending) và nhắp vào OK.

    Lấy các bộ lọc khi công việc đã hoàn thành

    Nếu bạn sử dụng AutoFilter để lọc các bản ghi, bạn đã kết thúc việc hiển thị các record đó, nhưng sau đó bạn lại muốn xem lại tất cả các bản ghi của bạn một lần nữa. Để nhận được các bản ghi đó, đơn giản bạn chọn All từ danh sách thả xuống của bộ lọc hiện tại. Nếu bạn muốn tắt chức năng AutoFilter, chọn Data\ Filter và xoá chọn trong AutoFilter.

    Làm vừa dữ liệu trong một trang

    Excel đã rất "cố gắng" để đưa thật nhiều dữ liệu cho vừa một trang, nhưng bạn có thể giảm bớt hay làm tăng thêm cho các dữ liệu bảng tính của bạn bằng cách thay đổi lựa chọn Adjust To % Normal Size. Hay bạn có thể sử dụng lựa chọn Fit To Pages để nén dữ liệu cho đầy số trang riêng biệt. Đơn giản, bạn chọn File\ Page Setup và thử nghiệm với hai lựa chọn đó bằng cách thay đổi các thiết đặt của chúng. Cuối cùng, nhắp vào nút Print Preview để xem kết quả.

    Hiển thị các ô hay dùng

    Để tìm ra bất cứ ô nào mà bạn hay dùng, chọn Auditing từ menu Tools và chọn Show Auditing Toolbar. Nhắp vào một ô cùng với một công thức, khi đó chọn Trace Precedents (nút đầu tiên trên thanh công cụ Auditing), và đưa mũi tên tới các ô mà bạn đã sử dụng để tính toán các giá trị của riêng ô đó, lúc này hình mũi tên màu xanh sẽ xuất hiện có liên kết từ các ô dữ liệu tới ô kết quả. Để xoá các mũi tên, nhắp vào nút Remove All Arrows.

    Tìm nhanh các ô có chứa công thức

    Để tìm ra nơi các ô chứa công thức một cách nhanh chóng trong bảng tính, chọn Go To từ menu Edit. Trong hộp thoại xuất hiện, chọn Special\ Formulas, và nhắp vào OK. Khi đó, mỗi ô có chứa một công thức sẽ được lựa chọn.

    Đánh dấu vào Formulas trong hộp thoại Go To để chọn ô có công thức.

    Bổ sung Shift nền web vào bảng tính

    Để bổ sung dữ liệu "sống" từ các bảng tính nền web tới bảng tính hiện tại của bạn: mở bảng tính Web, gõ URL vào trong hộp thoại File Open sau đó chọn và copy các ô bạn muốn. Trong bảng tính của ban, chọn Paste Special từ menu Edit và nhắp vào nút Paste Link.

    Sử dụng ô tham chiếu và nhãn text trong các công thức

    Để sử dụng các tham chiếu ô cùng với nhăn text trong một công thức, bạn chỉ việc gõ một ký hiệu (& ở giữa tham chiếu và text. Ví dụ, để hiển thị dòng dữ liệu là "25 Departments", gõ (=A1 & "Departments"), trong đó A1 chứa số 25.

    Làm thế nào để ấn định một macro tới một nút ?

    Bạn muốn chạy macro hay hàm chỉ bằng một thao tác nhắp vào một nút? Bằng cách gán một hàm hay một macro tới một nút tuỳ biến bạn có thể thực hiện rất nhanh chóng mà không phải chọn Tools\Macro. Để ấn định một macro tới một nút, chọn View\ Toolbars\ Customize. Nhắp vào tab Commands và chọn Macros trong điều khiển Categories. K



    Phím tắt Ý nghĩa
    ESC Bỏ qua dữ liệu đang thay đổi
    F4 hay Ctrl+Y Lặp lại thao tác vừa làm
    Alt + Enter Bắt đầu dòng mới trong ô
    Ctrl + Delete Xoá tất cả chữ trong một dòng
    Ctrl + D Chép dữ liệu từ ô trên xuống ô dưới
    Ctrl + R Chép dữ liệu từ bên trái qua phải
    Shift + Enter Ghi dữ liệu vào ô và di chuyển lên trên trong vùng chọn
    Tab Ghi dữ liệu vào ô vào di chuyển qua phải vùng chọn
    Shift + Tab Ghi dữ liệu vào ô vào di chuyển qua trái vùng chọn
    = Bắt đầu một công thức
    F2 Hiệu chỉnh dữ liệu trong ô
    Ctrl + F3 Đặt tên cho vùng chọn
    F3 Dán một tên đã đặt trong công thức
    F9 Cập nhật tính toán các Sheet trong Workbook đang mở
    Shift + F9 Cập nhật tính toán trong sheet hiện hành
    Alt + = Chèn công thức AutoSum
    Ctrl + ; Cập nhật ngày tháng
    Ctrl + Shift + : Nhập thời gian
    Ctrl+K Chèn một Hyperlink
    Ctrl + Shift + ” Chép giá trị của ô phía trên vào vị trí con trỏ của ô hiện hành
    Ctrl + ’ Chép giá trị của ô phía trên vào vị trí con trỏ của ô hiện hành
    Ctrl + A Hiển thị Formula Palette sau khi nhấp một tên hàm vào công thức
    Ctrl + Shift + A Chèn dấu ( ) và các đối số của hàm sau khi nhập tên hàm vào công thức
    Ctrl+1 Hiển thị lệnh Cell trong menu Format
    Ctrl + Shift + ~ Định dạng số kiểu General
    Ctrl + Shift + $ Định dạng số kiểu Curency với hai chữ số thập phân
    Ctrl + Shift + % Định dạng số kiểu Percentage (không có chữ số thập phân)
    Ctrl + Shift + ^ Định dạng số kiểu Exponential với hai chữ số thập phân
    Ctrl + Shift + # Định dạng kiểu Data cho ngày, tháng, năm
    Ctrl + Shift + ? Định dạng kiểu Numer với hai chữ số thập phân
    Ctrl + Shift + & Thêm đường viền ngoài
    Ctrl + Shift + - Bỏ đường viền
    Ctrl + B Bật tắt chế độ đậm, không đậm
    Ctrl + I Bật tắt chế độ nghiêng, không nghiêng
    Ctrl + U Bật tắt chế độ gạch dưới
    Ctrl + 5 Bật tắt chế độ gạch giữa không gạch giữa
    Ctrl + 9 Ẩn dòng
    Ctrl + Shift + ( Hiển thị dòng ẩn
    xo0ti0ox and tieuyeu like this.
    Đang tải...

  2. Bình luận bằng Facebook

Chia sẻ trang này